In bed with Obeya

In 1991 verscheen de documentaire Truth or Dare, beter bekend als In Bed with Madonna. Een intiem kijkje in het leven van een groot artiest. En dan niet zozeer in haar slaapkamergeheimen, als wel achter de schermen van de Blond Ambition World Tour die het jaar daarvoor van start ging. De film toont ons weer eens dat het realiseren van ambities een grote mate van focus en doorzettingsvermogen vergt. En dat het succesvol hierop sturen niet iets van de bazen is, maar van het hele team.

Toegegeven: prestatiemanagement is niet bepaald Madonna-sexy. Zelfs niet wanneer je daarbij exotische namen als Obeya (Japans voor Grote Kamer) hanteert. Het riekt al snel naar blauw leiderschap, een hang naar cijfers. Als je niet uitkijkt naar een afrekencultuur. Toch is prestatiemanagement nodig om de mooie plannen die bij een strategie horen daadwerkelijk en succesvol ten uitvoer te brengen.

In november vorig jaar stelde Zuyd haar meerjarenstrategie 2024-2028 Het begint met jou vast. Hierin doen we vijf beloftes:

• We staan voor eigentijds, relevant en studeerbaar onderwijs.
• We bieden een breed en passend onderwijsaanbod voor studenten en professionals.
• We versterken Zuyd als gewaardeerde kennisinstelling binnen én buiten de regio.
• We verduurzamen Zuyd. Iedereen doet mee.
• We stellen jou altijd voorop.

Beste grote hogeschool
Succesvolle invulling van deze beloftes moet ervoor zorgen dat we, vanuit een reeds stevige positie in de top drie, de beste grote hogeschool van Nederland worden. Waar iedereen wil studeren én werken. Waar iedereen een diploma haalt en terugkijkt op een geweldige tijd. Waar professionals zich bij voorkeur laten bij-, her- en omscholen. Waar al onze studenten, onze opleidingen en ons praktijkgericht onderzoek een aantoonbare meerwaarde voor het werkveld, de samenleving in Limburg en de Euregio Maas-Rijn zijn.

Niet alleen beloven maar doen
Het is belangrijk om een strategie te ontwikkelen en heldere doelen en beloften te communiceren. Vervolgens moet het echt gebeuren. Hoe doe je dat? Hoe zorgen we ervoor dat we, naast het optimaal laten verlopen van onze dagelijkse werkzaamheden (running the business), ook tot de verbeteringen en veranderingen komen die nodig zijn (changing the business) om onze strategische ambities als hogeronderwijsinstelling, academie of dienst, opleiding, team en ook persoonlijk te realiseren? Hoe beoordelen we of we de juiste dingen doen en of we die ook goed doen? Maken we voldoende voortgang? En als die voortgang stokt of we zelfs achteruit dreigen te gaan, zijn we dan in staat dit snel te detecteren, de (grond)oorzaken te achterhalen en deze adequaat aan te pakken? En is het daarin ieder voor zich of doen we het met elkaar? Werken we daadwerkelijk samen? Leren we?

Eén grote kamer, drie wanden
Voor een succesvolle implementatie van onze strategie is het zaak dat de verschillende teams binnen Zuyd een antwoord geven op deze vragen. Als bestuur en directie kiezen we voor teamprestatiemanagement en maken daarbij gebruik van Obeya. Obeya is een managementpraktijk die oorspronkelijk uit Japan komt en gericht is op het verbeteren van communicatie en besluitvorming in organisaties. In een Obeya-ruimte worden cruciale informatie, prestatie-indicatoren en visualisaties op één centrale locatie weergegeven. Dit bevordert transparantie en samenwerking binnen teams.


Hoe de Obeya wordt ingericht en gebruikt is aan de deelnemers, zij zijn zelf eigenaar van de informatie die wordt gedeeld en hoe daar vervolgens mee wordt omgegaan. In veel gevallen wordt gewerkt met drie verschillende onderdelen oftewel drie ‘wanden’ in de metafoor van de kamer. Maar dit kunnen ook verrijdbare borden of digitale overzichten in een virtuele omgeving zijn.

Eerste wand: strategie
De eerste wand bevat de strategie zelf, inclusief de onderliggende missie, visie en kernwaarden, de ambities, beloftes en doelen. Het helpt ook om de klant, de medewerker en de maatschappij een prominente plek te geven in termen van de waarde die zij van ons vragen en die we als Zuyd en als organisatie(onderdeel) zichtbaar willen toevoegen. Dit houdt ons bij de les.

Tweede wand: stuurinformatie
De tweede wand toont de stuurinformatie die nodig is om de voortgang van de strategie te meten en te delen. Deze informatie wordt vervat in een beperkt aantal kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). In het geval van Zuyd bijvoorbeeld op het gebied van instroom, onderwijskwaliteit, studiesucces, studentenwelzijn en medewerkerstevredenheid. KPI’s zijn belangrijk om het uiteindelijk beoogde effect van beleid en interventies vast te stellen. Minstens zo belangrijk is om het proces (of: de keten) die bijdraagt aan dit effect centraal te stellen, de interventies daarop te richten en de werking daarvan frequent te meten op basis van daarvoor benoemde procesindicatoren. Zo is de KPI ’instroom van nieuwe studenten’, die slechts een of enkele keren per jaar cijfermatig wordt geactualiseerd, onder andere afhankelijk van het wervingsproces, waarvan diverse procesindicatoren (bijvoorbeeld de bezoekers van open dagen of de vooraanmeldingen) wél directe stuurinformatie opleveren. De combinatie van KPI’s met procesindicatoren voorkomt ook dat er louter achteruit wordt gekeken en je onbedoeld voortdurend in de verantwoordingsmodus terecht komt.

Derde wand: acties
Op de derde wand worden de acties vastgelegd die het team naar aanleiding van de bespreking van de stuurinformatie gaat uitvoeren. Daarbij wordt expliciet aangegeven wie wat gaat doen en wanneer. Ingewikkelde(re) vraagstukken die niet direct in een of meerdere acties zijn te vertalen worden apart en in klein comité, buiten de Obeya besproken. De afspraak daarover is dan wel weer een actie en leidt tot een terugkoppeling in de volgende Obeya-sessie.

Met elkaar
Uit het bovenstaande blijkt al dat Obeya bij uitstek geschikt is voor teamprestatiemanagement. Niet de afdeling of de persoon staat centraal, maar de maatregelen die nodig zijn om de strategie te realiseren en het voor de klant en voor elkaar elke dag een stapje beter te doen. En dat doen we samen. Deze teamgerichtheid past goed bij de cultuur en de kracht van Zuyd. En bij onze keuze voor zelforganisatie als sturingsprincipe.

Ik ben dan ook reuze benieuwd hoe onze academies, onze diensten en teams handen en voeten gaan geven aan Het begint met jou en aan teamprestatiemanagement. En nee, Obeya is daarbij geen verplichte bedgenoot. Maar als kijkje achter de schermen van strategie-executie, zeg maar vanaf het nachtkastje, misstaat het niet.

André Postema is sinds 1 juni 2023 voorzitter van het College van Bestuur van Zuyd Hogeschool.